Mudanzas de Oficinas: 10 consejos para una mudanza fácil y sin problemas

30 noviembre 2018, Paula Úbeda Juan

Realizar mudanzas de oficinas es considerablemente más difícil hacer una mudanza de hogar. ¿Por qué? Muy simple, el proceso tiene que hacerse mucho más rápido y de manera más organizada, ya que el funcionamiento de la empresa depende de ello. Además, una mudanza de oficina implica a muchas personas de diferentes departamentos, por lo que es muy importante prepararse con antelación y tener un plan de acción claro. Aquí puedes encontrar 10 consejos para realizar la mudanza de tu oficina con éxito.

1. Elige la fecha de la mudanza

Dependiendo del tamaño y del número de empleados de tu empresa, puedes calcular aproximadamente el tiempo necesario para realizar la mudanza de tu oficina. Sin embargo, a la hora de elegir la fecha de la mudanza, es recomendable realizar la mudanza durante los meses de menor actividad en vuestro sector. Esto se debe a que, durante el período de la mudanza, la actividad de la empresa tendrá que reducirse o incluso parar por completo.

Si vuestra oficina es pequeña y no require mucho tiempo, podríais realizar la mudanza de la oficina por la noche o incluso durante los fines de semana para no perder horas laborables. Muchas empresas deciden realizar sus mudanzas durante los meses de verano, aunque tendrás que tener en cuenta la posibilidad de que algunos trabajadores estén de vacaciones.

Además, es recomendable tener en cuenta que la industria de las mudanzas es muy estacional, por lo que los precios de mudanzas locales ,o incluso nacionales, suelen ser más caros durante los meses de vacaiones y fines de semana. Por esta razón, te recomendamos que planees tu mudana de oficina con tiempo para poder elegir la fecha más conveniente.

2. Organización y comunicación entre departamentos y empleados

Es importante que todos y cada uno de los empleados sepan cuál es su papel y qué tienen que hacer en cada momento. Una buena idea sería realizar un calendario de mudanza por departamento, en el cual especifiques cuándo tienen que recoger sus pertenencias, limpiar y recoger sus mesas de trabajo, empaquetar los objetos del departamento, etc.

Puedes consultar nuestra guía para realizar una mudanza, donde puedes encontrar cronológicamente los pasos a seguir durante una mudanza. Obviamente, este calendario puede ser adaptado al tamaño de tu empresa y la urgencia de tu mudanza.

Mudanzas de oficinas

3. Compara empresas de mudanzas

Realizar mudanzas de oficinas es un trabajo duro y complicado, por lo que es conveniente contar con profesionales. Las empresas de mudanzas tienen experiencia previa en este tipo de mudanzas, por lo que pueden ayudaros a realizarla con éxito. Antes de firmar un contrato, es importante saber cómo comparar diferentes empresas de mudanzas para elegir la adecuada.

  1. Empieza buscando empresas de mudanzas en tu ciudad. Puede parecer una locura si tu oficina está en una gran ciudad, pero para ayudarte hemos creado una lista con las 12 mejores empresas de mudanzas en Madrid y otra con las 10 mejores empresas de mudanzas en Barcelona. Si no vives en ninguna de estas ciudades, puedes utilizar nuestro buscador de empresas activas en España y filtrar las empresas por ciudad.
  2. Compara valoraciones y asegúrate de que forman parte de alguna asociación de mudanzas.
  3. Obtén y compara presupuestos de mudanzas. Es importante que sepas cómo comparar presupuestos de mudanzas para obtener la mejor oferta.
  4. Contrata una empresa de mudanzas y olvídate del estrés.

Puedes solicitar presupuestos de mudanzas gratuitos sin ningún tipo de compromiso en nuestra página web. Sólo te llevará un minuto y obtendrás hasta 5 presupuestos gratis. ¡Puedes ahorrar hasta un 40% en tu mudanza!

4. Conoce el nuevo local

Es importante que visitéis el nuevo local antes de la mudanza. De esta manera podéis empezar a planear la distribución de vuestra nueva oficina, qué objetos de la antigua oficina son útiles y cuáles no, establecer el uso de las nuevas zonas, etc. Además, una vez planifiquéis la distribución de los muebles, podéis incluso deshaceros de aquellos que no necesitáis, reduciendo el volumen y, por lo tanto, el precio de vuestra mudanza.

5. Haz limpieza y tira lo innecesario

En una oficina se suelen acumular muchos documentos, papeles, materiales, etc que no se utilizan. Considera la mudanza de tu oficina como la oportunidad perfecta para deshacerte de aquellos objetos que no usas o, incluso, digitalizar los documentos de tu empresa para transportar un menor volumen. Recuerda, ¡cuanto menos volumen, más barata será la mudanza!

Es muy común caer en el error de intentar llevarse todos los objetos isn realizar una selección previa. ¡No lo hagas! Para que no cometas los errores más comunes en una mudanza, hemos creado estos 15 consejos para organizar una mudanza, gracias a los cuales podrás prepararte con antelación para cualquier sobresalto.

Mudanza de Oficina

6. Haz un inventario de tus objetos

Antes de empezar a empaquetar, haz una lista de los objetos imprescindibles que necesitarás en tu nueva oficina. De esta manera, una vez empieces a desembalar todas las cajas, esto te ayudará a asegurarte de que no has perdido nada durante la mudanza. Aquí tienes una plantilla para hacer un inventario con Excel, por lo que te ahorrarás mucho tiempo diseñando tu modelo, por su puesto, puedes modificarla y adaptarla a tu oficina.

Consejo: si tu empresa es muy grande, realiza este inventario por departamento para facilitar esta tarea.

7. Equipos informáticos

Este paso es esencial a la hora de agilizar la vuelta a la normalidad de tu empresa despues de realizar mudanzas de oficina. Para ello, te recomendamos trasladar los equipos informáticos primero, ya que normalmente necesitan un proceso más largo de instalación y puesta a punto. De esta manera, una vez el resto de los objetos lleguen a tu nueva oficina, los ordenadores ya estarán preparados para empezar a trabajar cuando antes.

Consejo extra: haz una foto a los cables antes de desconectar tus equipos informáticos para asegurarte de que sabes cómo montarlos en tu nueva oficina.

Mudanzas de oficina

8. Prepara las cajas

Uno de los consejos más importantes a la hora de organizar cualquier mudanza de empresa es empaquetar las cajas por departamento. Además, es recomendable utilizar un sistema de empaquetado inteligente. Por ejemplo, cada departamento tendrá un código alfanumérico (M=márketing, C=contabilidad, etc) y dentro del mismo departamento asignar un número por caja (M3= caja número 3 del departamento de márketing).

Muchas mudanzas de oficinas implican el transporte de objetos delicados y valiosos, como ordenadores, mesas de conferencia, documentos corporativos, aparatos electrónicos, etc. Para proteger tus pertenencias, es recomendable que consultes con profesionales sobre la mejor manera de preparar tus objetos para la mudanza. Nosotros te ofrecemos una serie de consejos sobre cómo empaquetar objetos delicados para que te hagas una idea sobre qué es necesario que hagas y cómo transportar determinados artículos.

9. Avisa a tus clientes y proveedores

Avisa con antelación a todos tus clientes y proveedores sobre la mudanza de la oficina. Esto se puede hacer fácilmente mediante el envío de un email oficial comunicando el traslado de la oficina.

10. Cambia tus datos de contacto

Por último, no te olvides de cambiar tus datos de contacto en cualquier lugar que aparezcan. Es importante que actualicéis vuestra dirección en lugares como: redes sociales (Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram, etc), Google My Business, tarjetas de visita, página web, firmas de correos electrónicos y cualquier otro sitio público en el que aparezca vuestra dirección.

Para hacértelo más fácil, aquí tienes el proceso de cómo cambiar la dirección en Google My Business, así podrás actualizar tu información en Google.

Últimos consejos

Por último, no te estreses, los nervios te pueden jugar una mala pasada y hacer que tomes decisiones equivocadas. A la hora de realizar mudanzas de oficinas, la organización es vital para asegurarse de que la mudanza se realiza lo más rápido posible para que no afecte al negocio. Muchas empresas deciden contar con los servicios de empresas de mudanzas, ya que muchos objetos delicados y de valor tienen que ser trasladados, como ordenadores, documentos, discos duros, etc. Por ello, contar con especialistas en la materia te puede ahorrar mucho estrés y problemas durante y después de tu mudanza.

No te vuelvas loco organizando tu mudanza sólo, puedes pedir presupuestos de mudanzas gratis y sin compromiso para poder comparar diferentes empresas de mudanzas y los servicios que ofrecen. De esta manera, podrás consultar diferentes opciones y elegir la empresa que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Comparte este artículo: